افزایش بهره وری سازمان یکی ارکان مهم در موفقیت یک کسب و کار محسوب می شود. در اصل نکته مهمی که باید بدانیم این است که در یک کسب و کار اعضای سازمان هستند که به آن ماهیت واقعی می بخشند. نکته مهمی که در این زمینه وجود دارد این است که ما در دنیایی زندگی میکنیم که دور تا دور ما را رقبایی دربر گرفته اند که با تمام توان سعی میکنند سهم بیشتری از بازار را تصاحب کنند. در چنین شرایطی چاره ای جز بالابردن بهره وری سازمان نداریم.  یکی از رموز اصلی موفقیت کارآفرینانی مانند ایلان ماسک و استیو جابز این بوده که به هر طریقی سعی میکردند بهره وری سازمان خود را بالا ببرند.

در مورد استیو جابز این کار از طریق دایره تحریف واقعیت صورت می گرفت و ایلان ماسک معتقد بود باید کاری که رقبا در یک سال انجام می دهند را در 6 ماه و یا حتی کمتر انجام داد.

در اصل افزایش بهره وری سازمان جزء وظایف متخصص منابع انسانی به شمار می رود و با پیاده سازی تکنیک هایی ساده می توان موجب افزایش بهره وری سازمان شوید. به همین دلیل در این مقاله به تکنیک هایی برای بهبود کیفیت مجموعه کاری تان می پردازیم.

بهره وری چیست؟

قبل از پیدا کردن راه هایی برای افزایش بهره وری در سازمان، باید مفهوم بهره وری را به درستی درک کرده باشید. بهره وری چیست و چگونه می توانیم آن را درک کنیم؟ بهره وری در حقیقت یعنی با صرف زمان، انرژی و منابع کمتر، بتوانید درآمد، عایدی و سود بیشتری را به دست آورید و محصولات بهتر و باکیفیت تری را نیز تولید کنید.

توجه کردن به بهره وری در کشورهای توسعه یافته برای حفظ شرایط موجود و در کشورهای در حال توسعه برای رسیدن به شرایط کشورهای توسعه یافته است. معمولا بهره وری در اقتصاد و تجارت با بهره وری در اجتماع کمی متفاوت است. به طور مثال بهره وری اقتصادی مربوط به هزینه های اولیه کمتر و عایدی بیشتر و بهره وری اجتماعی مربوط به کسب فواید اجتماعی بیشتر در قبال انرژی و زمان کمتر است.

فاکتورهای مهم در بهره وری

در بهره وری های سازمانی، اجتماعی، اقتصادی و… لازم است که دو مورد از مهم ترین فاکتورها رعایت شود. این دو مورد می توانند اهمیت زیادی داشته باشند. اثرگذاری و کارایی دو مولفه بسیار مهم هستند که در ادامه بیشتر توضیح آن ها را خواهیم داد.

·        اثرگذاری

اولین مولفه اثرگذاری است. اثرگذاری به معنای آن است که با خرید یک محصول، انجام یک کار و… بتوانید میزان تولیدات سازمان را بیشتر کنید و یا آن که کیفیت محصولات را ارتقا دهید. به طور مثال ممکن است یکی از دستگاه های کارخانه را عوض کنید. این دستگاه می تواند تعداد محصولات تولید شده در یک ساعت را چندین برابر کند، بنابراین این کار و خرید این دستگاه جدید توانسته است تا اثرگذاری محصول را ارتقا دهد.

·        کارایی

کارایی مولفه مهم بعدی است که می تواند مربوط به کمیت کار شود. این مولفه در واقع نشان می دهد که بتوانیم بهترین محصول و خدمات را در ازای صرف کردن کمترین منابع داشته باشیم. این کار در حقیقت به نوعی صرفه جویی نیز محسوب می شود. فراموش نکنید که کارایی و صرفه جویی باید به شکلی باشد که به خدمات نهایی و محصولات نهایی آسیبی وارد نشود.

هر دو مولفه کارایی و اثرگذاری به یک اندازه اهمیت دارند و لازم است تا برای افزایش بهره وری در سازمان، حتما به هر دو مورد آن ها توجه داشته باشید. یک نکته مهم دیگر نیز وجود دارد و آن هم در خصوص آن است که گاهی اوقات در یک سازمان، یک مولفه اهمیت بسیار بیشتری نسبت به مولفه دیگر دارد و گاهی اوقات نیز اهمیت هر دو مولفه یکسان است. به همین خاطر باید به سازمان، نتیجه مورد انتظار و بسیاری از فاکتورهای دیگر برای الویت بندی این دو مقوله توجه داشته باشید.

شاخص های مورد نظر در سنجش بهره وری سازمانی

چه شاخص هایی در سنجش بهره وری سازمانی می تواند تاثیر داشته باشد؟ شناخت این شاخصه ها اهمیت زیادی دارد و لازم است تا حتما پیش از پیدا کردن راه و روش های مناسب، این شاخصه ها را بررسی کنید.

·        بازگشت سرمایه

بازگشت سرمایه یکی از مواردی است که اهمیت بسیار زیادی دارد. معمولا سرمایه اولیه ای که در یک کار گذاشته می شود، لازم است تا پس از تولید شدن محصول، برگردد. معمولا زمانی که بازگشت سرمایه را مورد بررسی قرار می دهید با چند موقعیت روبرو خواهید شد. اگر میزان سرمایه برگشت داده شده کمتر از سرمایه اولیه باشد، نشان می دهد که بهره وری کنونی پایین تر از حد نصاب بوده است. اما گاهی اوقات این موضوع بیشتر بوده و نشان می دهد که بهره وری روند صعودی داشته است.

·        بهره وری فرایندها

زمانی که قصد داریم تا بهره وری فرایندها را مورد بررسی قرار دهیم، لازم است هم کارایی و هم اثربخشی فرایند را مورد بررسی قرار دهیم. این دو مولفه در کنار هم می توانند تعیین کنند که بهره وری فرایندها به چه شکلی بوده است.

·        بهره وری در عملکرد سازمانی

شاخص مهم بعدی در خصوص بهره وری در عملکرد سازمانی است. به طور کلی می توانیم بگوییم که منابع در دسترس سازمان و هزینه ها و ورودی هایی که سازمان دارد، برای عملکرد سازمانی مورد استفاده قرار می گیرد. بنابراین در صورتی که بهره وری در عملکرد سازمان وجود نداشته باشد، این هزینه ها و منابع به هدر رفته است.

·        بهره وری زیست محیطی

بهره وری زیست محیطی نشان می دهد که سازمان و یا واحد صنعتی مدنظر ما چه تاثیراتی را می تواند بر روی محیط زیست داشته باشد.

·        بهره وری انرژی

بهره وری انرژی یکی از شاخصه های مهمی است که معمولا در بسیاری از سازمان ها نادیده گرفته می شود. این نوع از بهره وری در حقیقت به محاسبه میزان انرژی مصرف شده در سازمان مربوط می شود. اگر میزان انرژی کمتری مصرف شود در حقیقت نشان می دهد که هزینه ها کمتر شده اند. مسلما با کاهش مصرف انرژی می توانید افزایش بهره وری زیست محیطی را نیز شاهد باشید.

·        بهره وری منابع انسانی

بهره وری منابع انسانی مربوط به سنجش میزان کارایی منابع انسانی می شود. معمولا برای سنجش بهره وری منابع انسانی می توان این میزان بهره وری را در مدت یک ساعت، یک روز و یا حتی یک هفته مورد بررسی قرار داد.

·        بهره وری مالی

مورد بعدی در خصوص بهره وری مالی است. بهره وری مالی نشان می دهد که چه مقدار از درآمدی که شرکت یا سازمان دارد، برای هزینه ها صرف می شود.

اهداف بهره وری سازمانی

چه هدف هایی برای افزایش بهره وری در سازمان وجود دارد؟ زمانی که هدف های این موضوع را بهتر بشناسید، می توانید بهتر نیز از روش هایی که برای این کار در نظر گرفته می شود، استفاده کنید معمولا بهره وری ها مزیت های زیادی دارد؛ اما پروسه افزایش بهره وری بلند مدت و یا حتی میان مدت است.

• شرایط کاری مساعد
• تولید کردن محصولات باکیفیت
• بالا بردن میزان سود و توسعه دادن سازمان
• موفقیت در بازار
• اشتغال زایی

عوامل موثر در بهره وری سازمانی

چه عواملی در بهره وری سازمانی می تواند تاثیر گذار باشد؟ بررسی کردن این عوامل به شما کمک می کند تا میزان بهره وری سازمانی را به شکل بهتری انجام دهید. به طور کلی بهره وری های سازمانی می توانند از دو دسته عوامل بیرونی و درونی تشکیل شوند. هر کدام از این عوامل را به صورت جداگانه بررسی خواهیم کرد.

·        عوامل داخلی

عوامل داخلی می توانند شامل ابزار و تجهیزات مربوط به تولید محصول و یا خدمت رسانی، سنجش میزان مهارت های نیروی انسانی و تعهد دادن نیروی انسانی به سازمان، تکنولوژی و فناوری های موجود در سازمان، ارتباطات درونی سازمانی و همچنین میزان هماهنگ بودن تیم کاری با هم، برنامه ریزی کردن فرایندهای درون سازمانی باشند.

·        عوامل بیرونی

دسته دوم شامل عوامل بیرونی می شود. عوامل بیرونی نیز می توانند سیاست های خارجی و داخلی دولت ها، میزان تورم، فرهنگ، ارزش های ملی و بومی، نیازهای بازار و میزان تقاضا و همچنین ارتباطات سازمان با بیرون را در برگیرند.

راهکارهای ساده برای افزایش بهره وری در سازمان

برای افزایش بهره وری در سازمان راه حل های مختلف و متفاوتی وجود دارد. این راهکارها می توانند در برخی از سازمان ها به خوبی اجرا شوند و در برخی دیگر از سازمان ها امکان اجرای آن ها وجود نداشته باشد. چند مورد از کاربردی ترین و رایج ترین روش ها را در ادامه بیان خواهیم کرد.

·        سرمایه گذاری روی منابع انسانی

اولین مورد در خصوص سرمایه گذاری کردن بر روی منابع انسانی است. منابع انسانی مربوط به کارمندان، پرسنل خدماتی و… می شوند. ابتدا باید کارمندان خودتان را بشناسید، نیازهای آن ها را شناسایی کنید و بدانید که از چه طریقی ان ها را تشویق به انجام کار بیشتر کنید. در تمامی این موارد نیاز است تا با تخصص کامل عمل کنید. به همین دلیل نیز توصیه می شود تا از مربیان و کوچ های مدیریتی کمک بگیرید.

·        شفاف سازی امور

شفاف سازی امور به معنای آن نیست که تمام کارمندان خود را از همه چیز باخبر کنید. شفاف سازی به معنای آن است که کارمندان شما به طور دقیق بدانند که در چه وضعیتی قرار دارند. به طور مثال اگر سازمان و یا شرکت در استانه ورشکستگی قرار دارد، نیاز است تا کارمندان از این موضوع باخبر شوند و بدانند که چه میزان تلاش لازم دارند که شرکت از موقعیت فعلی خارج شود.

·        به روز رسانی امکانات سازمانی

مورد بعدی در خصوص به روز رسانی امکانات سازمانی است. امکانات سازمانی همچون لپ تاپ های کارمندان، سیستم های ورود و خروج، سرویس حمل و نقل کارمندان و… می باشند که اگر آن ها را به روز رسانی کنید، مسلما نتیجه بسیار بهتری را نیز از این موضوع دریافت خواهید کرد.

·        برون سپاری های حرفه ای

معمولا بخشی از کارها برون سپاری می شوند. این بخش از کارها که بورن سپاری می شوند، ممکن است به درستی انجام نشوند، در زمان مقرر به دست شرکت نرسند و یا کیفیت پایینی داشته باشند. اگر این بخش را بررسی کنید، متوجه می شوید که احتمالا یکی از کارهایی که می توانید برای افزایش بهره وری در سازمان انجام دهید، داشتن برون سپاری های حرفه ای است.

·        عدم ترس از جایگزینی

گاهی اوقات یک کارمند بد، یک مدیر و یا معاون بد در شرکت وجود دارد اما شما به دلیل آن که به این فرد عادت کرده اید، سعی می کنید تا او را جایگزین نکنید. از جایگزین کردن افراد و یا استراتژی ها نترسید. این کار برای بالا بردن میزان بهره وری سازمانی شما تاثیر بسیار زیادی دارد.

·        ارزیابی عملکردها

عملکردهای افراد مختلف که در سازمان کار می کنند را می توانید مورد بررسی قرار دهید. این ارزیابی های عملکردی به شما نشان می دهد که خروجی سازمان در چه وضعیتی است. به همین خاطر نیز بهتر است ارزیابی را جدی بگیرید و آن را با دقت انجام دهید تا هم میزان بهره وری را بالاتر ببرید و هم آن که هزینه های صرف شده برای سازمان را کاهش دهید.

·        سیستم پاداش و تنبیه

به راه انداختن سیستم پاداش و تنبیه یکی دیگر از موارد بسیار مهمی است که لازم است در نظر داشته باشید. معمولا زمانی که برای کارمندان و پرسنل خود سیستم پاداش و تنبیه را در نظر می گیرید، می توانید ارتقا وضعیت کاری بیشتری را در نظر داشته باشید.

·        استفاده از ابزارهای مدیریتی

برای آن که بتوانید بهره وری های سازمانی خود را بهتر و بیشتر کنید، می توانید از ابزارهای مدیریتی مختلفی استفاده کنید. این ابزارهای مدیریتی مختلف می توانند شامل کوچینگ های رهبری، ارزیابی های عملکردی، سیستم های بررسی تخصصی و… شوند. در صورت استفاده کردن از این سیستم ها مسلما بهره وری های بیشتری را در سازمان خود شاهد خواهید بود.

·        حداقل سازی وقفه های کاری

وقفه های کاری می توانند در طول یک روز کاری و یا بین پروژه های مختلف باشند. در هر دو مورد باید این وقفه ها در حد استاندارد باشند. کار کردن کارمندان نیز همچون تمرین کردن بدنسازها در محیط باشگاه است. تا زمانی که فرد بدنش گرم باشد می تواند تمریناتش را به خوبی انجام دهد، اما زمانی که بدن سرد شد، نمی تواند به خوبی به ادامه تمرین بپردازد. این موضوع در خصوص کارمندان نیز صدق می کند. اگر بین پروژه های مختلف وقفه های زیادی پیش بیاید، نمی توانید انتظار کار سریع و باکیفیت را در پروژه های دوم و سوم از آن ها داشته باشید.

چطور بهره وری در سازمانمان را افزایش دهیم؟

یکی از مهمترین سوالاتی که مدیران کسب و کارها درگیر آن هستند همین سوال است که چطور بهره وری سازمان را افزایش دهیم. در اصل مهمترین رکن رهبر سازمان به شمار میرود. جان ماکسول در کتاب 21 قانون انکارناپذیر رهبری می گوید که وقتی تغییرات چشمگیری را در یک سازمان مشاهده کردید، بدانید رهبر آن تصمیم شجاعانه ای گرفته است. بنابراین باید نخست رهبر و کسی که هدایت و سکان کسب و کار در دست اوست با بهره وری بالا کار کند.

چرا که سازمان مسیر خود را با رهبر تنظیم خواهد کرد. در قدم بعدی باید سیستم سازی کسب و کار صورت گیرد. همان کاری که مک دونالد و والمارت و غیره انجام دادند. یعنی شروع به رهبرسازی در سراسر دنیا کردند و بعد هدایت آن را به آنها دادند. قرار نیست یک نفر به تنهایی تمام کارها را انجام دهد، بلکه باید کارها توسط یک تیم به پیش رود.

مهارت های هفت گانه افزایش بهره وری در سازمان

برای افزایش بهره وری سازمان روش های زیادی وجود دارد که در ادامه به 7 مهارت و گام مهم برای افزایش بهره وری کارمندان در سازمان اشاره می کنیم.

1. تشویق مادی
2. ارائه بازخورد
3. احترام
4. ارائه آموزش
5. حمایت کردن
6. شناخت کارمندان
7. تیم سازی

در ادامه به توضیح هر یک از این موارد خواهیم پرداخت.

1.     تشویق مادی

یکی از روش هایی که می توان موجب افزایش بهره وری کارمندان شود؛ تشویق مادی است. این روش معمولا برای مدیران و متخصصان صورت می گیرد. در حالی که کارمندان در همه سطوح نیاز به تشویق دارند و این عمل موجب افزایش انگیزه و بهره وری بیشتر می شود.

2.     ارائه بازخورد

یکی از مهارت هایی که برای افرایش بهره وری سازمان باید آموزش ببینید؛ ارائه بازخورد می باشد. برای کسب این مهارت می تواند یک بیزینس کوچ به شما کمک زیادی نماید. دقت کنید که باید بازخورد شما به عنوان مدیر مجموعه به گونه ای باشد که کارمندان را به سوی عملکردی درست هدایت نماید.

3.     احترام

یکی ار مواردی که باید برای بهبود عملکرد سازمان رعایت کنید؛ احترام گذاشتن به کارمندان و زحماتی است که در قبال کار انجام می دهند. اینگونه موجب افزایش انگیره در کارمندان می شوید. در اصل وقتی کارمندان شما ببینند به آنها احترام میگذارید و برایشان ارزش قائل هستید، وفادارتر خواهند بود و با احساس بهتری برایتان کار خواهند کرد. همچنین وقتی به دیگران احترام میگذارید، دیگران همین رفتار را به شما برگشت خواهند داد.

4.     ارائه آموزش

آموزش به نیروها موضوعی است که در اکثر سازمان ها نادیده گرفته می شود و فقط مدیران ارشد از آموزش های کاربردی در زمینه توسعه مهارت های شان بهره مند هستند. در حالی که اگر به تمام سازمان آموزش های لازم ارائه شود این موضوع موجب افزایش بهره وری کارمندان می گردد. باید بدانید که آموزش یکی از اصلی ترین رکن های هر کسب و کاری در دنیای تغییرات امروزی به شمار میرود. باید برای برنده شدن در دنیای کسب و کار با آموزش ها مدام خود را آپدیت و بروز نگه داشت.

5.     حمایت کردن

یکی دیگر از مهارت هایی که باید به عنوان مدیر سازمان در خود ایجاد نمایید؛ روحیه حامی بودن و حمایت کردن است. شما باید همواره از کارمندان خود حمایت نمایید و نگذارید حتی عملکرد ضعیف آنها موجب کاهش خمایت تان گردد.

6.     شناخت کارمندان

این موضوع در سازمان ها و مجموعه های بزرگ بسیار مهم است که مدیر شرکت تمامی کارمندان و نیروهای خود را به خوبی بشناسد و با آنها ارتباط برقرار نماید. در اصل ارتباطات وافعی زمانی شکل میگیرند که شناخت به وجود آید. شما هیچوقت ارتباط خوبی با کسی که نمیشناسید نمیتوانید برقرار کنید. اما شناخت واقعی کمک میکند در سازمان هم دلی به وجود آید و افراد حس تعهد قویتری به یکدیگر داشته باشند.

7.     تیم سازی

ایجاد حس خانواده بودن و تیم سازی در مجموعه های کاری بسیار مهم است. زیرا زمانی که نیروها حس آن که عضوی از تیم هستند را نداشته باشند؛ موجب کاهش بازدهی آنها خواهد شد. پس با احترام گذاشتن به تمامی نیروها و افزایش اعتماد به نفس آنها، خانواده ای مسئولیت پذیر و با انگیزه برای کسب و کار خود ایجاد نمایید.

مهم ترین عامل در افزایش بهره وری چیست

عوامل زیادی در افزایش بهره وری سازمان وجود دارد که در این راه می تواند بیزینس کوچینگ به عنوان چراغ راه کسب و کارها کمک فراوانی نماید. اما شاید بتوان مهم ترین عامل در بهره وری سازمان را ارتباط گیری صحیح و مناسب با کارمندان عنوان نمود که بدین وسیله بتوان عملکرد آنها را افزایش داد.

همچنین از دیگر عوامل تاثیرگذار در بهبود شرایط سازمان می توان به چینش استراتژی نیز اشاره نمود. استراتژی های توسعه کسب و کار می تواند به شما در ارتقا بیزینس تان کمک نماید.

مقاله پیشنهادی: مهارت حل مسئله

جمع بندی

در این مقاله به راه هایی برای افزایش بهره وری سازمان اشاره کردیم تا با اجرای آن بتوانید موجب بهبود عملکرد مجموعه و کسب و کار خود شوید. در این راه می توانید با کمک گرفتن از دوره جامع بیزینس کوچینگ نیز به اهداف خود نزدیک تر شوید.

اگر نیاز به کسب اطلاعات بیشتر داشتید با ما تماس بگیرید تا تیم پشتیبانی کوچینگ آرش اسماعیلی بتواند شما را برای طی این مسیر راهنمایی نماید.